Dlaczego warto zorganizować konferencję w hotelu?

Dlaczego warto zorganizować konferencję w hotelu? Dowiedz się, jakie są zalety tego rozwiązania i o czym warto pamiętać, aby wydarzenie okazało się udane.

Konferencje są doskonałą sposobnością do nawiązania nowych, wartościowych relacji biznesowych oraz podniesienia kwalifikacji pracowników. Profesjonalnie zorganizowane pozytywnie świadczą o firmie. Jednak ich przygotowanie stanowi nie lada wyzwanie. Jak to zrobić dobrze i sprawnie?

 Hotele konferencyjne – dlaczego są najlepszym wyborem?

Organizacja szkoleń, imprez firmowych, warsztatów czy konferencji w hotelu cieszy się coraz większą popularnością. Na takie rozwiązanie decydują się zarówno mniejsze, jak i większe firmy. Wysoko rozwinięta infrastruktura hoteli i profesjonalna obsługa sprawiają, że tego rodzaju wydarzenia firmowe przebiegają w przyjemny i bezproblemowy sposób. Konferencje w hotelu przypadną do gustu zarówno uczestnikom - którzy będą mogli korzystać ze wszelkich udogodnień, jak i ich organizatorom, ponieważ są o wiele łatwiejsze do zorganizowania.

Oto najważniejsze zalety takiego rozwiązania:

1. Lokalizacja – to bardzo ważna kwestia, jeśli chodzi o organizowanie spotkań firmowym. Tradycyjne sale konferencje najczęściej umiejscowione są w centrach miast – co wiąże się z brakiem parkingów dla pracowników i zmusza ich do spędzania wielu godzin w korkach. Nierzadko uczestnicy konferencji docierają na miejsce spóźnieni i zdenerwowani - a to z pewnością nie sprzyja pozytywnej atmosferze spotkania. Zgiełk ruchliwych ulic i nieustający szum również nie przyczynia się do koncentracji pracowników. A co można powiedzieć o hotelach? Często są położone w spokojnych i malowniczych miejscach, z dala od pędu życia codziennego, dzięki czemu mogą zapewnić gościom komfort na wysokim poziomie. Oferują też bezpłatne i przestronne miejsca parkingowe dla wszystkich uczestników spotkania. Czyste powietrze, piękne widoki, śpiew ptaków – to wszystko stwarza idealne warunki do współpracy i obniża poziom stresu. Konferencja zorganizowania w takim miejscu nie może się nie udać.
   
   

2. Komfortowe sale konferencyjne – hotele wyposażone są w przestronne i eleganckie sale, które zaspokoją potrzeby i oczekiwania zarówno pracowników, jak i organizatorów całego przedsięwzięcia. Zazwyczaj nie jest to tylko jedno pomieszczenie. Infrastruktura hotelowa obejmuje kilka sal, które różnią się wystrojem wnętrza, wielkością i wyposażeniem. Standardem w nich jest także klimatyzacja. W zależności od liczby uczestników lub innych czynników można zdecydować się na najbardziej dogodne rozwiązanie. Warto też zwrócić uwagę to, jak prezentują się sale konferencyjne w hotelach. Są one starannie zaprojektowane i profesjonalnie urządzone. Ich wystrój nie jest kwestią przypadku, tylko wynikiem pracy projektantów wnętrz. Mogą być utrzymane w nowoczesnym minimalistycznym stylu lub klasycznym i ekskluzywnym. To, w jakim miejscu zostanie zorganizowana konferencja, bezpośrednio rzutuje na jej przebieg – wybór hotelu o wysokim poziomie z pewnością zrobi wrażenie na jej uczestnikach.

    

3. Profesjonalny sprzęt – do zorganizowania konferencji niezbędny jest odpowiedni sprzęt multimedialny. W jego zakres wchodzą między innymi rzutniki, ekrany, mikrofony i głośniki. Jeżeli tego typu urządzenia działają bezprzewodowo, znacząco ułatwiają przebieg wydarzenia. Ważna jest też jakość sprzętu audiowizualnego. Na przykład, rozdzielczość FULL HD pozwoli na wyświetlanie obrazu nawet na dużym ekranie i w dalszym ciągu będzie on wyraźny. Projektor natomiast powinien być wyposażony we wskaźnik laserowy, pilot i interaktywną tablicę. Wysokiej jakości nagłośnienie zagwarantuje lepszą jakość dźwięku i uatrakcyjni przekaz. Niezbędny jest także szybki Internet oraz dodatkowe kable na wyposażeniu. To wszystko są w stanie zaoferować sale konferencje w dobrych hotelach. Zaletą tego rozwiązania jest więc gotowe, bogate zaplecze techniczne już na miejscu – dzięki czemu organizatorzy konferencji nie muszą się o nic martwić.

    

4. Catering – każde dłuższe spotkanie wymaga uwzględnienia posiłków. Starannie dobrane, a przede wszystkim smaczne menu jest podstawą sukcesu, jeśli chodzi o organizowanie konferencji. Restauracje hotelowe posiadają duże doświadczenie w przygotowywaniu różnego rodzaju potraw dla dużej liczby osób. Co mają do zaoferowania? Podstawą każdego spotkania firmowego jest wysokiej jakości aromatyczna kawa i domowe ciasta. Oprócz tego organizatorzy mogą zdecydować się na różnego rodzaju usługi cateringowe. W trakcie przerw koktajlowych podaje się napoje i przekąski w formie drobnych kawałeczków, które można spożywać nawet na stojąco. Podczas spotkań, które trwają cały dzień, organizatorzy muszą zapewnić pracownikom lunch – w formie bufetu lub kilku dań serwowanych do stolika. W hotelach wszystkie pomieszczenia – zarówno kuchnia, restauracja, jak i sale konferencyjne położone są w jednym budynku, dlatego uczestnikom konferencji zapewnione jest świeże i pyszne menu. W przeciwieństwie do firm cateringowych, które dostarczają posiłki w plastikowych pojemniczkach, w hotelach możemy liczyć na tradycyjną i elegancką zastawę.

    

5. Noclegi - w wielu przypadkach konferencja trwa kilka dni. Niekiedy zaproszeni są na nią goście pochodzący z daleka lub nawet z zagranicy. Zapewnienie wszystkim uczestnikom godnego noclegu może stanowić nie lada wyzwanie. Do tego dochodzi jeszcze kwestia transportu - każdego dnia pracownicy muszą pojawić się na czas w określonym miejscu. Sytuacja ta jednak nie musi być tak skomplikowana - konferencje w hotelu są o wiele łatwiejsze do zorganizowania. Hotel dysponuje wieloma pokojami – zarówno jedno-, jak i dwuosobowymi. Wszyscy uczestnicy znajdują się więc w jednym budynku, i to w tym samym co odbywa się konferencja. Organizator nie musi więc martwić się o zapewnienie im noclegu ani transportu. Co więcej, pokoje w dobrych hotelach są wygodne i eleganckie. Posiadają wszystko, co niezbędne, aby uczestnicy spotkania poczuli się komfortowo – między innymi wyposażenie łazienki takie jak szampony i mydło, ręczniki, szlafroki lub jednorazowe kapcie.
   
   

6. Dodatkowe Atrakcje – konferencje potrafią być dłuższe lub krótsze – jednak nigdy nie trwają pełnego dnia. Nikt nie jest w stanie chłonąć branżowych zagadnień przez wiele godzin bez wypoczynku. Jak więc zorganizować czas wolny uczestnikom spotkania? Hotele mają sporo do zaoferowania i są w stanie zapewnić wiele różnych rozrywek. Zorganizowanie grilla lub ogniska po intensywnym i pracowitym dniu? Z pewnością to doskonały pomysł! Wieczorna zabawa, która dodatkowo służy integracji, będzie strzałem w dziesiątkę. To dobra okazja na nawiązanie nowych znajomości i zacieśnienie już obecnych więzi. A może wizyta na basenie, w saunie lub skorzystanie z relaksacyjnego masażu? Wypoczęci pracownicy będą gotowi na kolejny dzień konferencji lub szkolenia. Dzięki takim atrakcjom i udogodnieniom zwykłe spotkanie biznesowe przerodzi się w niezapomnianą przygodę – z pewnością wpłynie to pozytywnie na wizerunek firmy. 

    

Hotel konferencyjny Hanza Pałac – nasza oferta

Hanza Pałac to idealne miejsce na organizację różnego rodzaju wydarzeń biznesowych. Do dyspozycji gości udostępniamy 4 atrakcyjnie zaaranżowane sale. Na potrzeby konferencji możemy dodatkowo zaadaptować dwie restauracje.. Dzięki temu, że pomieszczenia te różnią się wystrojem oraz rozmiarem, są idealną przestrzenią zarówno na narady w wąskim gronie, jak i szkolenia dużej liczby pracowników. Bogate zaplecze techniczne i doskonała kuchnia sprawiają, że każde spotkanie biznesowe przeprowadzane jest na wysokim poziomie. Co więcej, nad przebiegiem wydarzenia czuwa doświadczony koordynator, dzięki czemu organizacja konferencji przygotowana jest perfekcyjnie.

Wyjątkowe położenie hotelu Hanza Pałac pozwala też na skorzystanie z wielu atrakcji – między innymi spływów kajakowych lub wycieczek rowerowych. Sam budynek otoczony jest pięknym 200-letnim parkiem. Na terenie parku pałacu znajdziemy też jeden z najatrakcyjniejszych w Europie parków liniowych z 6 trasami o różnym stopniu trudności.