Organizacja konferencji - praktyczne porady dla organizatorów

Organizowanie konferencji to ogromne wyzwanie. Dowiedz się, jak zaplanować taki event oraz o czym pamiętać, aby okazał się prawdziwym sukcesem.

Organizacja konferencji  – niezależnie czy jest to kameralne spotkanie, czy event o charakterze międzynarodowym – jest ogromnym wyzwaniem. Pod uwagę należy wziąć dużo czynników, bo to właśnie detale sprawią, że wydarzenie okazuje się sukcesem. Oto kilka praktycznych porad, o których powinni pamiętać organizatorzy konferencji.

Plan konferencji biznesowej podstawą sukcesu

Organizowanie konferencji stanie się o wiele łatwiejsze, jeżeli cały proces zaczniemy od ułożenia starannego planu. Dzięki niemu nie ulegniemy stresowi i panice oraz będziemy mieli poczucie kontroli nad sytuacją. Nie ma sensu podejmować jakichkolwiek działań, bez określenia ogólnego konceptu wydarzenia. Co warto ustalić na samym początku?

• Profil konferencji – warto tu wziąć pod uwagę czy event ma mieć charakter kameralny, czy też powinien wyróżniać się swobodną atmosferą

• Temat i cel – aby, je ustalić należy zastanowić się, do jakiej grupy docelowej chcemy dotrzeć i jakie ma ona oczekiwania

• Liczba uczestników – warto ustalić, czy będziemy promować konferencje w mediach, czy jedynie wysyłać zaproszenia do konkretnych uczestników

• Kosztorys konferencji – należy dokonać starannych obliczeń, aby wiedzieć jakimi środkami dysponujemy i na co powinniśmy je przeznaczyć.

   

 Jeżeli główne punkty są już jasne i klarowne – między innymi cel, grupa docelowa i charakter eventu – można przejść do napisania szczegółowego planu, dzięki któremu nie pominiemy najważniejszych szczegółów i terminów.

Co powinien uwzględniać taki plan? Przede wszystkim harmonogram tego, co będzie działo się na sali, w której organizujemy nasze wydarzenie. To właśnie w tym momencie musimy podjąć decyzje dotyczące zapewnienia cateringu, transportu lub zakwaterowania uczestników. Konferencja okaże się sukcesem jedynie wtedy, gdy będzie istotnym i przyjemnym wydarzeniem dla gości – dlatego, warto kompleksowo zadbać o ich potrzeby i oczekiwania. Plan powinien uwzględniać także terminy, których należy dopilnować – na przykład czas, w którym powinniśmy zająć się drukowaniem zaproszeń lub zarezerwowaniem odpowiedniej sali konferencyjnej.

Organizacja konferencji w hotelu, czyli wybór odpowiedniego miejsca

Niezwykle istotnym zadaniem, które zazwyczaj pochłania dużo czasu, jest wybór miejsca konferencyjnego. Ma ono bezpośredni wpływ na to, jak event zostanie odebrany w oczach innych. Czym powinno się charakteryzować?

Należy sprawdzić, czy w okolicy znajdują się miejsca parkingowe i czy dany obiekt posiada wygodną komunikację. W zależności od grupy docelowej, dobrze jest uwzględnić zarówno transport publiczny, jak i dojazd samochodem. Niekiedy konieczne jest wynajęcie autokaru – w takiej sytuacji warto się upewnić, czy będzie mógł on pozostać na parkingu podczas trwania konferencji.

Ogromne znaczenie odgrywa stan techniczny i wygląd budynku. W nowoczesnym i zadbanym wnętrzu goście poczują się wyjątkowo. Budynek powinien też być wyposażony w klimatyzację i wysokiej jakości oświetlenie - co bezpośrednio wpłynie na komfort gości.

Coraz więcej osób organizując konferencje, stawia na nowoczesne hotele. Rozwiązanie takie jest niezwykle wygodne i uniwersalne. Zaplanowanie tak ważnego wydarzenia w hotelu jest o wiele łatwiejsze – zazwyczaj możemy liczyć na pomoc personelu hotelowego.

Atutem jest też możliwość zapewnienia uczestnikom noclegów na miejscu – dzięki czemu, nie trzeba organizować im dodatkowo transportu. Goście w przerwie mogą udać się do swojego pokoju w celu odświeżenia się.

Sale konferencyjne w hotelu wyposażone są w niezbędny sprzęt techniczny – mikrofony, wifi, rzutniki, czy wysokiej jakości system nagłośnienia. Posiadają też odpowiednie zaplecze sanitarne oraz gastronomiczne. Obiekty z restauracją zapewniają świeży catering, który często dostępny jest w przystępnej cenie, gdyż odchodzą koszty związane z dostarczaniem posiłków przez firmę zewnętrzną.

Konferencje organizowane w hotelach to kompleksowe rozwiązanie – nie musimy korzystać z usług niezależnych od siebie firm. Zamiast uzgodniać szczegóły z każdym podwykonawcą osobno,  zlecamy to zadanie  pracownikowi  hotelu, który zajmie się wszystkim kompleksowo.

Istotna rola promocji

Nawet najlepiej zaplanowana konferencja nie okaże się udana, jeżeli przyjdzie na nią niewiele zaproszonych. Należy więc dołożyć starań, aby o evencie dowiedziała się duża liczba osób. W zależności od formy i charakteru wydarzenia możemy poinformować media o tematyce zbliżającej się konferencji, terminie i charakterze eventu oraz zaproszonych gościach. Obecność znanych i lubianych w danej branży ekspertów, z pewnością wpłynie w pozytywny sposób na ilość uczestników. Informacje te – na przykład zamieszczone w mediach społecznościowych, muszą być na bieżąco aktualizowane.

 Aby dotrzeć do jak największej liczby osób, można też wykorzystać newslettery oraz wysłać e-maile z atrakcyjną treścią. Nowatorskim pomysłem jest stworzenie aplikacji mobilnej z myślą o konferencji, w której potencjalni uczestnicy mogą się zarejestrować, a następnie na bieżąco sprawdzać program lub nowinki związane z eventem – rozwiązanie takie sprawi, że nasi goście nie zapomną o wydarzeniu oraz będą poinformowani, gdy pojawią się zmiany w harmonogramie.

O czym nie powinniśmy zapomnieć?

Podczas każdego eventu mogą pojawić się ewentualne problemy i nieplanowane wyzwania. Osoby, które mają spore doświadczenie w organizowaniu konferencji, zastanawiają się jak poradzić sobie z takimi sytuacjami oraz jaką formę mogą one przybrać – najczęściej są to problemy techniczne, korki i opóźnienia, utrata prądu lub nie pojawienie się jednej z firm zewnętrznych. Jeżeli jesteśmy przygotowani na komplikacje – przynajmniej mentalnie – zachowamy spokój, nie ulegniemy panice oraz znajdziemy rozsądne rozwiązanie.

O czym nie powinniśmy zapomnieć po udanym i zakończonym wydarzeniu? O zebraniu opinii. To niezwykle ważny, ale bardzo często pomijany punkt. Dobrze jest zastanowić się, co udało się uzyskać podczas całego wydarzenia, jakie problemy wystąpiły i co można by zrobić w przyszłości, aby ich uniknąć. O opinie warto zapytać także współpracowników, którzy pomagali podczas organizacji konferencji.

Jednak najważniejsza jest opinia uczestników. Organizator powinien wiedzieć, jakie były odczucia gości, co im się podobał, a co nie oraz czy wiedza została przekazana w sposób przystępny. Zebranie opinii może przybrać formę krótkiej ankiety przeprowadzonej pod koniec eventu albo też odbyć się przez Internet. Im więcej informacji zgromadzimy, tym większe szanse, że kolejna konferencja będzie jeszcze lepsza.

Organizacja i obsługa konferencji w Hanza Pałac

Hanza Pałac to idealne miejsce nie tylko na odpoczynek w gronie rodziny, ale też na zorganizowanie różnego rodzaju wydarzeń biznesowych – w tym szkoleń i konferencji.

Atutem naszego hotelu jest doskonała lokalizacja – obiekt znajduje się w pobliżu autostrady A1 i umożliwia organizowanie eventów biznesowych w pobliżu Bydgoszczy, Torunia oraz Trójmiasta. Do dyspozycji gości mamy 4 funkcjonalne i nowoczesne sale konferencyjne. Wyróżniają je bogate zaplecze techniczne, minimalistyczny wygląd oraz przestronne okna, przez które można podziwiać piękny dwustuletni park. Zaawansowany system nagłaśniający, wysokiej jakości szybki Internet oraz rzutniki z ekranem sprawią, że całe wydarzenie przebiegnie sprawnie i bez zbędnych komplikacji. Co więcej, nad spotkaniami biznesowymi w naszym hotelu czuwa doświadczony koordynator wspólnie z ekipą techniczną.

Uczestnicy eventu z pewnością docenią wygodne, klimatyzowane pokoje o wysokim standardzie. Po wymagającym spotkaniu będą natomiast mogli skorzystać z nowoczesnego SPA & WELLNESS, gdzie znajduje się basen, strefa saun oraz 6 gabinetów zabiegowych. Dłuższe konferencje wymagają zapewnienia cateringu. Korzystając z doświadczenia w obsługiwaniu spotkań biznesowych, dbamy o podniebienia nawet najbardziej wymagających klientów. Menu naszej restauracji to połączenie najlepszych dań polskiej i europejskiej kuchni. Zapewniamy także aromatyczną kawę oraz pyszne ciasta domowej roboty.