Organizacja eventów – poradnik dla organizatorów eventów

Organizacja eventów to ogromne wyzwanie. Dowiedz się, czym powinien wyróżniać się dobry organizator imprez i co zrobić, aby spotkanie okazało się sukcesem.

Eventy są ważną częścią każdej firmy. Ich zadaniem może być zarówno integrowanie i motywowanie pracowników, jak i propagowanie niektórych idei oraz kształtowanie wizerunku danej marki. Dobrze zorganizowana impreza firmowa przynosi wymierne, długotrwałe korzyści i jest doskonałym bodźcem do dalszego rozwoju. Jak zorganizować event i o co warto zadbać?

Określ cele

To cel danego wydarzenia determinuje jego formę, liczbę uczestników, miejsce, w którym się odbędzie oraz czas. Organizowanie imprez powinno więc rozpocząć się od określenia celu oraz efektów, które chcielibyśmy uzyskać. Eventy firmowe mogą mieć różne formy, na przykład:

• Motywacyjne – często są swojego rodzaju nagrodą dla pracowników za doskonale zorganizowany projekt lub dobre wyniki. Mogą przyjmować formę atrakcyjnych wyjazdów, w których biorą udział także klienci danej firmy lub pracownicy firm współpracujących.

• Integracyjne – ich celem jest wzmocnienie relacji w grupie, a tym samym podniesienie efektywności pracy. Imprezy takie przyjmują charakter spotkań lub kilkudniowych wyjazdów, podczas których urządza się różne zabawy – na przykład podnoszące poziom adrenaliny.

• Pikniki firmowe – najczęściej to pojedyncze spotkania, urządzane w okolicach firmy w plenerze. Zapraszani są na nie rodziny pracowników, klienci, firmy współpracujące, a nawet dzieci.

• Marketingowe – kształtują wizerunek danej marki i pomagają uzyskać rozgłos. Mogą to być pokazy, konferencje lub festiwale.

• Społeczne lub publiczne – ich głównym celem jest propagowanie pewnych idei, o imprezie takiej informuje się dużą liczbę osób.

   

Organizowanie imprez dla firm – gdzie?

Organizowanie eventów nie jest prostym zadaniem – jednym z najważniejszych aspektów jest znalezienie odpowiedniego miejsca. Imprezy takie coraz częściej odbywają się w hotelach. Dlaczego to doskonałe rozwiązanie?

Hotele nierzadko dysponują duża, zadbaną przestrzenią, na której można zorganizować imprezę sportową, piknik lub festyn. Atrakcyjna pod względem krajoznawczym lokalizacja sprawia, że każdy event okazuje się niezapomnianym przeżyciem dla wszystkich uczestników. Niebagatelne znaczenie ma też łatwy dojazd.

Dzięki temu, że organizator eventów współpracuje z doświadczonym personelem hotelowym, wszystko dopracowane jest co do najmniejszego szczegółu.. W rezultacie wiele osób czuwa nad przebiegiem spotkania, a w razie problemów szybko interweniuje. Takie połączenie to gwarancja, że event osiągnie sukces. Organizując imprezę firmową w hotelu mamy do dyspozycji obsługę kelnerską, barmańską, dostęp do niezbędnego sprzętu oraz nagłośnienia.

Nieocenioną zaletą jest też komfortowa baza noclegowa w zasięgu ręki. Zapewnienie gościom możliwości przespania się na wygodnym łóżku lub odświeżenia się w swoim pokoju w trakcie trwania spotkania to duży plus. Jest to szczególnie istotne, jeżeli podczas imprezy serwowany jest alkohol.

Dlaczego jeszcze organizatorzy eventów tak chętnie wybierają dobre hotele? Ze względu na wygodny parking, obecność dobrze wyposażonych sal konferencyjnych oraz strefy SPA, w której goście mogą zrelaksować się po intensywnym spotkaniu.

Organizatorzy imprez – czym powinni się wyróżniać?

Co sprawia, że dany event skrada serca uczestników? Bardzo często jest to zasługa organizatora z charyzmą, który potrafi zarazić innych swoim pozytywnym nastawieniem i poprowadzić cały zespół.

Jaki powinien więc być organizator imprez dla firm? Twórczy, bezpośredni oraz przystępny. Powinna to być osoba, która od podszewki zna organizację imprez o różnym charakterze oraz jest pełna pomysłów. Doświadczony organizator uwzględni ważne dla nas elementy, ale w razie potrzeby wybije z głowy pomysł, który z pewnością okazałby się porażką. Do jego zadań należy między innymi przygotowanie kosztorysu i przebiegu spotkania, pomoc przy jego organizacji, dopasowanie lokalu do tematyki oraz różne sprawy techniczne.

Organizacja eventów to ogromne wyzwanie. Wybór organizatora całej imprezy powinien więc być bardzo przemyślany, ponieważ jest to klucz do sukcesu danego wydarzenia.

Organizacja imprez – ważna rola cateringu

Catering to jeden z najbardziej istotnych punktów każdego wydarzenia biznesowego. O czym warto pamiętać? Menu powinno być dostosowane do imprezy oraz zróżnicowane, ponieważ uczestnicy mają różne nawyki żywieniowe oraz upodobania. Nie powinno się też zapomnieć o propozycjach wegańskich, wegetariańskich lub bezglutenowych. Firma, której zależy na dobrym wizerunku, nie dopuści, aby któryś z uczestników poczuł się pominięty i w rezultacie pozostawał głodny podczas całego spotkania.

Na samym początku imprezy należy przywitać gości, podając aperitif – najczęściej jest to kieliszek szampana. W menu powinny znaleźć się przekąski w typie finger food, czyli małe kawałki, które z łatwością można wziąć do ręki podczas spacerowania po sali. Mogą mieć formę małych kanapeczek, szaszłyków, deski serów lub sushi.

Następnie przychodzi czas na dania główne – najczęściej serwowane są jako szwedzki stół, na którym posiłki zostają co jakiś czas wymieniane. Warto też uwzględnić słodycze i desery oraz kawę i herbatę.

Smaczne menu podczas eventu bez wątpienia znakomicie wpłynie na wizerunek firmy.

Organizowanie imprezy i atrakcyjny program

Aby konkretny event zapisał się w pamięci uczestników, powinien być wypełniony interesującym programem oraz nietuzinkowymi atrakcjami. Organizator imprez powinien więc na początku ustalić tematykę spotkania, a następnie jego program. Ważne jest, aby harmonogram wyróżniał się czymś wyjątkowym, a sama organizacja eventu została rozpoczęta w miarę wcześnie.

Jak można wzbudzić zainteresowanie innych daną imprezą? Najlepszym sposobem jest zaproszenie wyjątkowego gościa – osoby znanej i cenionej w oczach odbiorców. Inną skuteczną metodą jest zaproponowanie atrakcji sportowych albo nawet zorganizowanie całego wydarzenia w charakterze imprezy tematycznej – na przykład w stylu lat dwudziestych. Kreatywność i odważne pomysły są mile widziane.

Organizacja imprez i eventów w Hanza Pałac

Hanza Pałac to nie tylko doskonałe miejsce do relaksu, ale także do organizowania różnego rodzaju eventów i imprez firmowych. Do dyspozycji gości oddajemy nowoczesne i gustownie urządzone sale konferencyjne wraz z bogatym zapleczem techniczny.  

Hotel wyposażony jest w SPA & WELLNESS wraz ze strefami saun, basenem i gabinetami zabiegowymi, dzięki czemu uczestnicy wydarzenia mogą oddać się błogiemu relaksowi po wyczerpujących aktywnościach. Dużym atutem naszego hotelu jest położenie w otoczeniu dwustuletniego parku, z dala od zgiełku ruchliwych ulic. Ogromna przestrzeń pozwala na organizowanie pikników i festynów na świeżym powietrzu w towarzystwie ujmującej natury. Natomiast nasz szef kuchni wraz z doświadczonym zespołem, zadba o podniebienia wszystkich gości oferując dania z kuchni polskiej i europejskiej.

Wygodna lokalizacja hotelu Hanza Pałac przy autostradzie A1 w pobliżu Trójmiasta, Torunia i Bydgoszczy sprawia, że jest to idealne miejsce dla klientów biznesowych. Personel naszego hotelu ma doświadczenie w przeprowadzaniu tego rodzaju imprez. Wiedzą i umiejętności pracowników sprawią, że każdy event zaprocentuje zadowoleniem wszystkich uczestników oraz przedstawi firmę w dobrym świetle.